(趣旨)

第1条　この規則は、太宰府市文書管理規程(昭和60年訓令第7号。以下「文書管理規程」という。)第3条の2の規定に基づき、電子メールを利用した文書の施行及び収受の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。

(電子メールの利用)

第2条　文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総合行政ネットワーク、庁内LANシステム及び市が接続したインターネットに係る電子メールを利用することができる。

(対象文書)

第3条　前条の規定により施行及び収受に電子メールを利用することができる文書は、文書管理規程第27条第4項ただし書の規定に基づき公印の押印を省略できる文書とする。

(対象機関等)

第4条　前条の文書の相手方は、市の機関、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行又は収受することについて同意を得た機関等とする。

(収受)

第5条　主管課長は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち、市の組織において共用すべき文書と特定したものを速やかに紙に印刷するものとする。

(施行)

第6条　電子メールを利用して施行する文書は、起案用紙の施行方法欄に「電子メール」と記載し、決裁を受けなければならない。

(ファクシミリの利用)

第7条　ファクシミリを利用した文書の施行については、電子メールを利用した文書の施行の例により取り扱うことができるものとする。

(委任)

第8条　この訓令に定めるもののほか、電子メールを利用した文書の施行等に関し必要な事項は、市長が別に定める。