○太宰府市文書管理規程

昭和60年4月1日

訓令第7号

注 昭和63年11月から改正経過を注記した。

目次

第1章 総則

第1節 通則(第1条―第7条)

第2節 文書管理組織(第8条―第10条)

第2章 文書の収受及び配布(第11条―第20条)

第3章 文書の決裁(第21条―第26条)

第4章 文書の施行(第27条―第34条)

第5章 文書の整理・編集及び保存(第35条―第41条)

第6章 文書の貸出(第42条―第46条)

第7章 雑則(第47条・第48条)

附則

第1章 総則

第1節 通則

(目的)

第1条 この訓令は、本市における文書の管理について必要な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(昭63訓令13・平5訓令1・一部改正)

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 課 太宰府市職務執行規則(昭和43年規則第94号。以下「職務執行規則」という。)に基づき設置された市長の事務部局の課及び所、会計課、議事課、教育委員会の事務部局の課、公営企業の事務部局の課並びに選挙管理委員会、監査委員及び農業委員会の各事務局をいう。

(3) 文書 事務の処理に必要な一切の書類及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいい、文書の種類は、おおむね別表第1に定めるものをいう。

(4) 歴史公文書 文書の中で、特に文化的及び歴史的価値並びに行政経営上価値があると判断される文書をいう。

(5) 普通文書 特殊文書、図書印刷物及び個人あて文書以外の文書をいう。

(6) 重要文書 請願書、陳情書、要望書、答申書及びその他の重要文書で直接市長の査閲を受け、その指示を受ける必要がある文書をいう。

(7) 特殊文書 親展文書、書留文書、内容証明付文書及び配達証明付文書等の特殊郵便物をいう。

(8) 図書印刷物 定期又は不定期の刊行物をいう。

(9) 個人あて文書 個人あての封書及びその他の文書で親展以外のものをいう。

(10) 親展文書 内容を受信者以外の者に秘するため封皮に「親展」又はこれに類する用語の表示をした封書及び親展電報(明らかに私信と認められるものを除く。)をいう。

(11) 決裁文書 市長その他の決裁者の決裁を求めるために起案した文書をいう。

(12) 合議文書 その事案が起案課以外の課の所掌事務又は他の課に関係のある決裁文書で、関係課の決裁を求めるために回付した文書をいう。

(13) 完結文書 事案の処理が完結した文書等をいう。

(14) 収受 送達された文書及び郵便物等を受領することをいう。

(15) 収受文書 前号の規定により所管の課において収受された文書をいう。

(16) 配布 文書を主管課に送達することをいう。

(17) 配送 文書を送達することをいう。

(18) 手交 文書を職員が手渡し等により直接相手方に送達することをいう。

(19) 保管 文書の処理状況にかかわらず、所管の課において管理しておくことをいう。

(20) 保管文書 前号の規定により所管の課において保管されている文書をいう。

(21) 保存 完結文書を文書情報課が指定する書庫(以下「書庫」という。)において整理しておくことをいう。

(22) 保存文書 前号の規定により書庫において保存されている文書をいう。

(23) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書等の収受、起案、回議、決裁、保存、廃棄等の事務処理及び文書等に係る情報の総合的な管理を行う情報処理システムをいう。

(24) ファイリングシステム 特定の用品を用いて、体系的な分類をすることで文書の管理、保存を行う手法をいう。

(25) 電子決裁 文書管理システムを用いて承認及び決裁等を電子的に行うことをいう。

(昭63訓令13・全改、平3訓令15・平5訓令1・平9訓令1・平9訓令10・平12訓令1・平13訓令11・平16訓令6・平18訓令4・平19訓令1・平19訓令7・平19訓令9・平21訓令3・平24訓令1・平25訓令10・平26訓令7・平27訓令1・一部改正)

(事務処理の原則)

第3条 事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。

2 文書による事務処理は、別に定めるところにより決裁を受けて行うものとする。

3 文書は、事務が正確、迅速かつ能率的に行われるよう処理しなければならない。

(電磁的記録の特例)

第3条の2 電磁的記録をもって事務の処理を行う場合、その取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

(平16訓令6・追加、平25訓令10・一部改正)

(文書記述の原則)

第4条 文書を作成するときの漢字及び仮名の表記の基準は、福岡県「文書・法制事務の手引」文書編によるものとし、平易かつ明瞭に表現するように努めなければならない。

2 文書の書き方は、左横書きとする。ただし、法令その他文書情報課長が縦書きを要すると認めたものは、この限りでない。

(昭63訓令13・平9訓令1・平12訓令1・平13訓令11・平18訓令4・平19訓令7・平21訓令3・平24訓令1・平26訓令7・一部改正)

(文書取扱いの原則)

第5条 文書は常に正確、迅速かつ丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないように注意しなければならない。

2 文書の汚損が甚だしいときは、適宜の方法により補修し、常に文書の内容が明らかであるようにしておかなければならない。

(昭63訓令13・平5訓令1・一部改正)

第6条 削除

(平25訓令10)

(文書の整理保管の原則)

第7条 文書は常に整理して、指定された保管場所に必ず保管するものとし、重要なものは非常災害時に際しいつでも持出しのできるようあらかじめ準備の上、紛失、火災及び盗難等の予防を完全にしなければならない。

2 未処理文書の収納保管については、必ず一定の場所に整理し、常にその所在を明らかにして事務支障が生じぬよう対応し、速やかな完結に努めるものとする。

(昭63訓令13・平25訓令10・一部改正)

第2節 文書管理組織

(文書の総括)

第8条 文書の管理に関する事務は、文書情報課長が総括する。

2 文書情報課長は、文書の管理に関し、各課の文書責任者及び文書担当者を指揮監督するものとする。

(平9訓令1・平12訓令1・平13訓令11・平18訓令4・平19訓令7・平21訓令3・平24訓令1・平25訓令10・平26訓令7・一部改正)

(文書責任者)

第9条 課に、文書責任者を置く。

2 文書責任者は、当該課の長を充てる。

3 文書責任者は、文書担当者を指揮し、文書の整理及び保管の状況を常に把握し、課の文書事務の適正な管理及び運営に努めなければならない。

(昭63訓令13・平5訓令1・一部改正)

(文書担当者)

第10条 課に、文書担当者を置く。

2 文書担当者は、文書責任者が指名する。

3 文書責任者は、文書担当者を指名したときは、直ちに当該氏名を文書情報課長に報告しなければならない。

文書担当者に異動があった場合もまた同様とする。

4 文書担当者は、文書責任者の指示を受けて、文書の受領、文書の進行管理、発送の手続、整理及び保管等の文書事務の一切を処理する。

(昭63訓令13・平5訓令1・平9訓令1・平12訓令1・平13訓令11・平18訓令4・平19訓令7・平21訓令3・平24訓令1・平26訓令7・一部改正)

第2章 文書の収受及び配布

(文書の受領及び配布)

第11条 郵便その他の方法により市に到達した文書(電磁的記録を除く。)、図書印刷物及び個人あて文書は、文書情報課において受領し、次の各号に掲げるものを除くほか、開封しないで文書配布棚により配布するものとする。ただし、封皮の宛先のみでは配布すべき主管課が明らかでないときは、開封して文書を配布する。

(1) 大量のもの

(2) 特殊文書

(3) 前2号に掲げるもののほか、文書配布棚により配布することが不適当なもの

2 電磁的記録の収受については、電子メールを利用した文書の施行等に関する規程(平成16年訓令第8号)に定めるとおりとする。

3 特殊文書が市に到達したときは、文書情報課において特殊文書連絡簿に次の各号に掲げる事項を記入し、原則として主管課の文書責任者に直接配布し、受領印を徴さなければならない。

(1) 収受月日

(2) 特殊文書の種別

(3) 発信者名

(4) 受信者名

(5) 金額(現金書留の場合)

(平25訓令10・全改、平26訓令7・平27訓令1・一部改正)

第12条から第14条まで 削除

(平25訓令10)

(返送文書の処理)

第15条 受取人がないため、又はその他の事由により発送した文書が返送されたときは、第11条第1項の規定に準じて主管課に配布するものとする。

2 前項の文書が特殊文書である場合は、第11条第3項の規定を準用する。

(平25訓令10・全改)

(郵便料金未払等の郵便物)

第16条 郵便料金の未払又は不足の郵便物は、公務に関すると認められるもの又は文書情報課長が必要と認めたものに限り料金を支払い、これを収受することができる。

(平9訓令1・平12訓令1・平13訓令11・平18訓令4・平19訓令7・平19訓令9・平21訓令3・平24訓令1・平26訓令7・一部改正)

第17条 削除

(平25訓令10)

(関連文書の配布)

第18条 2以上の課に関連する文書は、その関係が最も深い課に配布するものとする。その関係の度合いを定め難いとき又は異例に属するものは、文書情報課長がその配布先を定めるものとする。

(平9訓令1・平12訓令1・平13訓令11・平18訓令4・平19訓令7・平21訓令3・平24訓令1・平26訓令7・一部改正)

(配布を受けた文書の処理)

第19条 文書担当者は、配布を受けた文書を次に定めるところにより処理し、文書責任者に提出しなければならない。

(1) 開封されていない文書については開封し、文書の右下余白に受付印(様式第2号)を押印すること。

(2) 文書管理システムに収受年月日、文書番号等所定の事項を記録し、文書番号(当該課の一連番号)を文書に転記すること。ただし、軽易なもの又は文書管理システム以外のシステム若しくは他の簿冊で処理の経過を明らかにすることができるものについては、文書管理システムへの記録又は文書番号の取得を省略することができる。

2 文書責任者は、文書のうち、次の各号の一に該当するものは、速やかに上司に供覧し、その指示を受けなければならない。

(1) 重要な事案で処理について直接上司の指示を必要とするもの

(2) 処理について長期の時日を要すると認められるもの

(3) その他供覧を必要と認めるもの

3 文書が2以上の課等に関係があるときは、写しの配布又はその他の方法によりこれを関係課長に通知しなければならない。

4 文書責任者は、常に文書の処理状況の把握に努め未処理文書の処理期限等を特に注意し、指示を行う等、適切な処置をとらなければならない。

(昭63訓令13・平16訓令6・一部改正、平25訓令10・旧第20条繰上・一部改正、平27訓令1・一部改正)

(文書番号)

第19条の2 文書番号は、会計年度ごとの一連番号により、第1号からつけるものとする。ただし、条例、規則、告示及び訓令等については公布の順に従い、暦年による一連番号によるものとする。

2 文書番号に付する記号は、法規文、公示文、令達文、議案文にあっては別表第1に定める種別、その他の文書にあっては別表第2に定めるところによる。

3 前条第1項第2号ただし書に規定する文書番号の取得を省略できる文書は、次に掲げるとおりとする。

(1) 証明に関する文書

(2) 定例的な報告書等

(3) 法令の規定により処理方法を定められた文書

(4) 前各号のほか、文書情報課長が文書番号をつける必要がないと認めた文書

4 前条第1項第2号ただし書の他の簿冊は、次の表のとおりとし、当該区分に定める課が管理するものとする。ただし、定例かつ多数収受する同種の文書等で、他に整理することが効果的な文書については、主管課で管理するものとする。

区分

番号簿の種類

管理区分

例規

例規別番号簿(様式第4号)

総務課

公示

告示 告示番号簿(様式第5号)

公告 公告番号簿(様式第6号)

令達

令達別番号簿(様式第7号)

議案

議案番号簿(様式第8号)

5 収受文書に関して文書を発送するときは、その収受番号をもって文書番号とする。

(平27訓令1・追加)

(重要文書の処理)

第20条 文書責任者は、重要文書を受領したときは、速やかに市長に回議しなければならない。

2 重要文書が主管課又は経営企画課広聴広報係に電磁的記録として送付された場合の取り扱いは、別に定める。

(平25訓令10・追加)

第3章 文書の決裁

(決裁文書の作成)

第21条 決裁文書を起案するときは、文書管理システムで行うものとする。ただし、当該決裁文書が条例、規則及び規程等を起案するものであるときは、条例・規則等制定・改正・廃止起案用紙(様式第3号)によるものとする。

2 文書管理システムを用いて起案するときは、歴史公文書については歴史公文書である旨を明示し、かつ太宰府市情報公開条例(平成9年条例第4号。第39条において「情報公開条例」という。)に基づく開示区分及び不開示理由を明記しなければならない。

3 決裁文書が定例的な事項又は軽易な事項等であって、一定の様式又は専用の伺書等によることを文書情報課長が適当と認めたものにあっては、前項の規定にかかわらずそれらの様式等によることができるものとする。

4 決裁文書には、起案の理由その他参考となる事項を記載し、かつ、法規その他の関係書類を添付しなければならない。ただし、事案が定例又は軽易なものはこれを省略することができる。

(昭63訓令13・平3訓令15・平5訓令1・平9訓令1・平12訓令1・平13訓令11・平16訓令6・平18訓令4・平19訓令7・平21訓令3・平24訓令1・平25訓令10・平26訓令7・一部改正)

(決裁区分の表示)

第22条 決裁文書には、職務執行規則の決裁区分を表示しなければならない。

(平5訓令1・平25訓令10・一部改正)

(文書の回議等)

第23条 決裁文書は、前条の決裁区分に従って速やかに回議するものとする。

2 前項に規定する回議は、原則として電子決裁で行うものとし、電子決裁が困難なものについては、文書管理システムから出力した紙を用いて行うものとする。

3 電磁的記録で収受し、供覧を要するものは、文書管理システムにより関係職員に回議するものとする。

(平25訓令10・追加)

(合議)

第24条 他の課の所掌事務に関係する事案について起案したときは、主管課長の決裁を了した後、関係課に合議するものとする。ただし、他の部に所属する他の課の所掌事務に関係する事案について起案したときは、主管部長の決裁を了した後、関係課に合議するものとする。(職務執行規則の決裁区分により、部長決裁を必要としないものは、この限りでない。)

(平5訓令1・一部改正、平25訓令10・旧第23条繰下)

(事前協議)

第25条 他の課の所掌事務に関係する事案については、前条の合議にかえてあらかじめ関係課と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求め、意見の調整を行うことができる。

(平25訓令10・旧第24条繰下)

(決裁文書の持回り)

第26条 決裁文書が緊急に処理する必要があるもの、秘密を要するもの若しくは重要なものであるとき、又は特別の事情があるときは、その事案について充分説明することができる職員が決裁文書を持ち回って決裁を受けなければならない。

(昭63訓令13・一部改正)

第4章 文書の施行

(文書の完結処理)

第27条 電子決裁された文書は、文書管理システムを用いて決裁日等を入力する等速やかに完結処理を行うものとする。

2 前項の文書で、庁外に対し施行する文書の電子署名については、別に定める。

3 紙の決裁文書については、決裁日及び文書番号等を記入し、浄書が必要なものは速やかに浄書及び照合するともに、発送又は施行が必要な文書(次項において「施行文書」という。)は速やかに処理しなければならない。

4 前項の文書で、庁外に対し施行する文書は、公印管主者に当該文書を提示して、公印使用承認を得てから施行文書に公印及び契印を押印するものとする。ただし、その内容が報告、照会、回答その他特に法的効果を有しない文書については、公印及び契印を省略することができる。

(平25訓令10・全改)

第28条から第33条まで 削除

(平27訓令1)

(郵送及び配送の手続)

第34条 郵便により発送する文書及び郵便以外の手段を用いて配送する文書の取扱いについては、別に定める。

(平25訓令10・全改)

第5章 文書の整理・編集及び保存

(文書の編集及び保存の所管)

第35条 文書は主管課において編集し、文書情報課が書庫において、これを保存しなければならない。ただし、常用的に必要とされる文書については、文書情報課長と協議の上主管課において、保管することができるものとする。

(平9訓令1・平12訓令1・平13訓令11・平18訓令4・平19訓令7・平21訓令3・平24訓令1・平25訓令10・平26訓令7・一部改正)

(文書の保存年限)

第36条 文書の保存年限は、法律又はこれに基づく政令に規定するものを除くほか、別表第3に定める文書保存年限区分表を基準とする。ただし、主管課長が特に必要と認めるときは、文書情報課長と協議の上、保存年限を伸縮することができる。

(昭63訓令13・平9訓令1・平12訓令1・平13訓令11・平18訓令4・平19訓令7・平21訓令3・平24訓令1・平25訓令10・平26訓令7・一部改正)

(永年保存文書の見直)

第36条の2 文書情報課長は、文書作成後30年を経過した時点で主管課長と協議の上、永年保存文書の保存年限の見直しを検討するものとし、以後、10年ごとにおいても同様とする。

(平22訓令1・追加、平24訓令1・平26訓令7・一部改正)

(10年保存文書の見直)

第36条の3 文書情報課長は、保存年限が満了した時点で主管課長と協議の上、10年保存文書の保存年限の見直しを検討するものとし、以後、10年ごとにおいても同様とする。

(平23訓令5・追加、平24訓令1・平26訓令7・一部改正)

(保存年限の起算)

第37条 文書の保存年限は、暦年によるものは翌年の1月1日、会計年度によるものは翌年度の4月1日から起算するものとする。

(紙文書の管理方法)

第38条 紙文書の管理については、原則としてファイリングシステムを用いるものとする。

2 前項の管理は、次の各号により、文書情報課が指定する文書を保管するための用品(以下この項において「フォルダ等」という。)を使用して、案件毎に管理しなければならない。ただし、紙文書の形態により、フォルダ等による管理が困難なものについては、この限りでない。

(1) 暦年で管理するよう法令等別に定めがある場合を除いて、原則として、会計年度ごとに管理すること。

(2) 1案件が複数年にまたがるものについては案件終了の年に総合し、複数の案件に関係あるものはその関係が最も深いものに総合すること。

(3) フォルダ等のうち、文書を挟み込むフォルダとフォルダを収納するための箱には、収納された文書の内容を示す表題等を記載すること。

(4) 前号に規定する記載の方法については、別に定める。

(平25訓令10・全改、平26訓令7・一部改正)

(マイクロフィルム文書による保存)

第38条の2 文書のうち文書情報課長が適当と認めるものについては、その文書をマイクロフィルム文書にして保存することができる。

(平25訓令10・追加、平26訓令7・一部改正)

(完結文書の引継)

第39条 完結文書(電磁的記録を除く。)は、主管課において、完結した日が属する年度の翌年度の末日まで保管する。

2 文書責任者は、前項に規定する保管期間が経過した後、原則として文書情報課が指定する保存箱(以下「保存箱」という。)に完結文書(第35条ただし書に規定する文書を除く。)を収納し、保存箱ごとに保存文書引継書を作成して、文書情報課に引き継がなければならない。ただし、保存箱に収納することが不適当なものについては、これを収納しないで引き継ぐことができる。

3 文書情報課長は、主管課から引継を受けた完結文書(以下「保存文書」という。)について、公文書館長と協議の上、保存年限満了後に太宰府市公文書館(第41条において「公文書館」という。)に移管すべきか否か決定するものとする。

4 保存文書に対し、情報公開条例に基づく公開請求又は個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)に基づく開示請求がなされた場合は、情報公開条例第7条に規定する公開の決定及び通知並びに個人情報保護法に規定する開示請求に対する決定等は、引継前の主管課等において行うものとする。

5 電磁的記録の引継については、別に定める。

(平25訓令10・全改、平26訓令7・平27訓令1・令5訓令5・一部改正)

(書庫の管理)

第40条 書庫は文書情報課長が管理し、その管理にあたっては次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 常に清掃し、整理しておくこと。

(2) 火災及び盗難の防止に努めること。

(3) 湿気及び虫害等の予防に努めること。

(昭63訓令13・平5訓令1・平9訓令1・平12訓令1・平13訓令11・平18訓令4・平19訓令7・平21訓令3・平24訓令1・平26訓令7・一部改正)

(保存年限が満了した文書の取扱)

第41条 保存年限が満了した文書は、主管課等に通知の上、なお保存の必要があるものは更に保存年限を付して保存し、その必要のないものは文書情報課で公文書館に移管又は廃棄処分をしなければならない。ただし、廃棄すべき文書で、機密に属するもの又は印影等で他に利用のおそれがあると認められるものは、その部分を焼却、裁断又は消去する等適宜の処理をしなければならない。

2 保管文書については、主管課長は、文書情報課長及び公文書館長と公文書館に移管すべきか否か協議するものとする。

3 文書情報課長は、第39条第3項及び前項の規定により、移管すべきと判断された保存文書又は保管文書については、原則として保存箱単位で速やかに公文書館に移管するものとする。

4 第2項の協議により公文書館への移管が不要と判断された保管文書については、主管課において廃棄するものとする。

(昭63訓令13・平5訓令1・平9訓令1・平12訓令1・平13訓令11・平16訓令6・平18訓令4・平19訓令7・平21訓令3・平24訓令1・平25訓令10・平26訓令7・一部改正)

第6章 文書の貸出

(保管文書の貸出等)

第42条 保管文書を課の職員が本庁外に持ち出すとき、又は他課の職員に貸し出すとき(以下「貸出等」という。)は、文書担当者は文書責任者の承認を受けた上、保管文書貸出簿に必要事項を記入し、貸出等を行うものとする。

(昭63訓令13・平25訓令10・平27訓令1・一部改正)

(保存文書の貸出等)

第43条 保存文書の貸出等を必要とするときは、保存文書貸出簿に必要事項を記入し、文書情報課長の承認を受けなければならない。

2 前項の承認を受けた保存文書又は保存箱については、文書情報課職員が保存文書貸出簿と照合のうえ貸出等を行うものとする。

(平25訓令10・全改、平26訓令7・平27訓令1・一部改正)

(貸出期間)

第44条 保管文書及び保存文書の貸出期間は、1週間以内とする。

2 貸出期間を延長しようとするときは、貸出を受けた者は、貸出を受けた文書を、保管文書にあっては文書担当者に、保存文書にあっては文書情報課長に呈示し、前2条に規定する手続きをとらなければならない。

(平25訓令10・平26訓令7・一部改正)

(転貸の禁止)

第45条 貸出等を受けた文書は、転貸してはならない。

(平5訓令1・一部改正)

(貸出文書の返却)

第45条の2 貸出を受けた文書を返却するときは、保管文書にあっては文書担当者に、保存文書にあっては文書情報課職員に呈示し、保管文書貸出簿又は保存文書貸出簿との照合を受けたうえで所定の場所に返却しなければならない。

(平25訓令10・追加、平26訓令7・一部改正)

(職員以外の閲覧禁止)

第46条 保管文書及び保存文書は、市職員の外、これをみだりに閲覧することができない。ただし、特に保管文書にあっては主管課長の、保存文書にあっては文書情報課長の許可を得たときは、この限りでない。

(平9訓令1・平12訓令1・平13訓令11・平18訓令4・平19訓令7・平21訓令3・平24訓令1・平26訓令7・一部改正)

第7章 雑則

(平25訓令10・旧第8章繰上)

(他機関との協議)

第47条 文書情報課長は、議会、選挙管理委員会、監査委員及び農業委員会の各事務局、教育委員会の事務部局並びに公営企業の事務部局の他の機関の所管に係る文書の管理に、この訓令を適用するに際して、それぞれの機関の長と協議しなければならない。

(昭63訓令13・平5訓令1・平9訓令1・一部改正、平9訓令10・旧第56条繰下、平12訓令1・平13訓令11・平18訓令4・平19訓令7・平21訓令3・平24訓令1・一部改正、平25訓令10・旧第58条繰上、平26訓令7・一部改正)

(委任)

第48条 この訓令に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、市長が別に定める。

(昭63訓令13・一部改正、平9訓令10・旧第57条繰下、平25訓令10・旧第59条繰上・一部改正)

この訓令は、公布の日から施行する。

(昭和61年訓令第2号)

この訓令は、昭和61年4月1日から施行する。

(昭和63年訓令第13号)

この訓令は、昭和63年12月1日から施行する。

(平成3年訓令第14号)

この訓令は、平成3年4月1日から施行する。

(平成3年訓令第15号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成3年4月1日から適用する。

(平成4年訓令第4号)

この訓令は、平成4年9月1日から施行する。

(平成5年訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

(平成6年訓令第6号)

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

(平成8年訓令第1号)

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

(平成8年訓令第15号)

この訓令は、公布の日から施行し、改正後の太宰府市文書管理規程の規定は、平成8年4月1日から適用する。

(平成9年訓令第1号)

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

(平成9年訓令第10号)

この訓令は、公布の日から施行し、改正後の別表第2(第2条関係)の規定は、平成9年4月1日から適用する。

(平成11年訓令第8号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成11年7月1日から適用する。

(平成12年訓令第1号)

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

(平成13年訓令第1号)

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

(平成13年訓令第11号)

この訓令は、平成13年7月1日から施行する。

(平成14年訓令第1号)

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

(平成15年訓令第2号)

この訓令は、平成15年7月1日から施行する。

(平成15年訓令第5号)

この訓令は、平成15年10月1日から施行する。

(平成16年訓令第6号)

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

(平成17年訓令第6号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成17年7月1日から適用する。

(平成18年訓令第4号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(平成18年訓令第11号)

この訓令は、公布の日から施行し、改正後の太宰府市文書管理規程の規定は、平成18年4月1日から適用する。

(平成19年訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 第1条、第2条、第6条及び第8条から第15条までの改正規定中収入役、会計管理者及び会計課に係る部分については、この規則の施行の際現に在職する収入役の任期中に限り、なお従前の例による。

(平成19年訓令第3号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成19年5月18日から適用する。

(平成19年訓令第7号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

(平成19年訓令第9号)

この訓令は、公布の日から施行し、改正後の太宰府市文書管理規程の規定は、平成19年10月1日から適用する。

(平成21年訓令第3号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(平成22年訓令第1号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(平成23年訓令第5号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日において永年保存であった文書のうち、改正後の別表第3永年保存の項に掲げる文書は第36条の2の規定により、それ以外の文書は保存期間が10年を経過した時点で第36条の3の規定の例により、それぞれ保存年限を見直すものとする。

(平成23年訓令第8号)

この訓令は、公布の日から施行する。

(平成24年訓令第1号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(平成25年訓令第4号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

(平成25年訓令第10号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(電子メールを利用した文書の施行等に関する規程の一部改正)

2 電子メールを利用した文書の施行等に関する規程(平成16年訓令第8号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(平成26年訓令第7号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(平成27年訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

(平成29年訓令第4号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

(令和2年訓令第8号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(令和3年訓令第1号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(令和5年訓令第5号)

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

別表第1(第19条の2関係)

(昭63訓令13・全改、平27訓令1・令5訓令5・一部改正)

公文書の種別

区分

種別と適用

1法規文

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(3) 規程

ア 訓令 行政組織の内部的規範

イ 告示 住民の権利義務に関することを定めるもの

2公示文

(1) 告示 法令の規定に基づき、決定した事項を一般に公示するもの

(2) 公告 単に事実を周知させるもの

3令達文

(1) 訓令 市長が所属職員に対して指揮命令するもの(訓令のうち法文形式をもつものは、「規程」又は「内規」とする。)

(2) 達 特定の個人又は団体に対し一方的に指示又は命令するもの

(3) 指令 申請及び願い出に対し行政処分の意思を表示するもの

(4) 通達 市長又は上級行政機関がその指揮監督権に基づき、一定の事項を指示するもの

(5) 依頼通達 通知すべき事項を、市長の命によりその補助機関が自己の名をもって通知するもの

4往復文

(1) 照会 ある事項を問い合わせるもの

(2) 回答 照会、依頼又は協議に対して応答するもの

(3) 通知 一定の事実、処分又は意思を特定の相手方に依頼するもの

(4) 依頼 ある一定の行為の実現を特定の相手方に依頼するもの

(5) 報告 ある事実についてその経過又は結果等を上級の機関又は委任者に知らせるもの

(6) 諮問 一定の機関に対して意見を求めるもの

(7) 答申 諮問を受けた機関がその諮問事項について意見を述べるもの

(8) 進達 経由文書を上級行政機関に取り継ぐもの

(9) 副申 進達する文書に参考意見を添えるもの

(10) 申請 許可、認可、承認及び補助等一定の行為を請うもの

(11) 願い 一定の事項を願い出るもの

(12) 届け 一定の事項を行政機関等に知らせるもの

(13) 建議 附属機関がその属する機関に対して自発的に意見を申し出るもの

(14) 協議 相手方の相談又は同意を求めるもの

(15) 要請 特定の事項について何らかの処置を強く求めるもの

(16) 要望 行政機関から関係機関に特定の事項について何らかの処置を希望するもの

(17) 陳情 住民から公の機関に特定の事項について適当な処置をするように、その実情を訴え希望を述べるもの

(18) 請求 権利の目的である利益を受けるために、請求に基づく一定の法律効果の発生を求めるもの

(19) 受領(領収) 相手方からある給付を受け取ったことを証するもの

(20) 申込み 特定の内容をもつ取決めの意思表示をするもの

(21) 承諾 申込みに対し承認の意思表示をするもの

(22) 催告 相手に対して一定の行為を催促するもの

5儀礼文

(1) 賞 行事及び課程等において優秀な成績を修めた者を賞するもの

(2) 表彰 一般に模範となるような個人及び団体の行為を賞賛し、広く明らかにするもの

(3) 感謝 事務及び事業を遂行するにあたり、積極的に協力又は賛助した者に対し、感謝の意を表すもの

(4) 書簡 案内状、依頼状及び礼状等で儀礼的に発するもの

(5) あいさつ 式辞、祝辞、告辞、訓辞及び弔辞等を式典等で読みあげるもの

(6) 推薦 特定の人又は事柄を価値あるものとして勧めるもの

6契約関係文

(1) 契約 申込みと承諾という二つの意思表示が合致することによって成立するもの

(2) 仮契約 議決が要件となっている契約で、後日議会の議決を経たときに正式契約をする旨で仮に契約を結ぶもの

(3) 請書 契約金額が小額等で契約書の作成を省略した場合に、証拠として相手方から徴するもの

(4) 覚書 契約前にとりあえず原則的な事項を取り決めるもの又は既存の契約に附属的事項の取り決めをするもの

(5) 協定 政策その他の方針を約束する場合に、大局的な取決めをするもの

(6) 念書 義務の履行について、債務者又は債権者に対し義務を確認し、又は義務を負担することを明らかにするもの

(7) 委任状 特定の者に一定の事項を委託したことを示すもの

(8) 委嘱 特定の人に一定の業務を委託するもの

7部内関係文

(1) 伺 事務の処理にあたって上司の意思決定を受けるもの

(2) 上申 上司に対して意見又は事実を述べるもの

(3) 内申 主として部内の人事関係事項について上申するもの

(4) 復命 上司から命じられた任務の遂行の結果を報告するもの

(5) 供覧 上司の閲覧に供するもの

(6) 回覧 職員相互に見せ合うもの

(7) 辞令 職員の身分、給与及び勤務等の異動について、その旨を記載して当人に交付するもの

(8) 事務引継 前任者が、その所管事務の概要及び懸案事項等を後任者に引き継ぐことを表したもの

(9) 議案 会議において案件として審議するもの

(10) その他 証明、納付、納入、督促その他帳簿台帳及び伝票類

別表第2(第19条の2関係)

(平29訓令4・全改、令2訓令8・令3訓令1・一部改正)

文書番号に付する記号

課名等

記号

課名等

記号

総務課

太総第 号

都市計画課

太都第 号

経営企画課

太経第 号

建設課

太建第 号

文書情報課

太文情第 号

上下水道課

太上第 号

管財課

太管第 号

上下水道施設課

太施第 号

防災安全課

太防第 号

観光推進課

太観第 号

地域コミュニティ課

太地第 号

国際・交流課

太国交第 号

市民課

太市第 号

産業振興課

太産第 号

税務課

太税第 号

社会教育課

太教社第 号

納税課

太納第 号

学校教育課

太教学第 号

環境課

太環第 号

文化財課

太教文財第 号

人権政策課

太人第 号

文化学習課

太教文学第 号

国保年金課

太国年第 号

スポーツ課

太教ス第 号

福祉課

太福第 号

議事課

太議第 号

生活支援課

太生第 号

会計課

太会第 号

介護保険課

太介第 号

監査委員

太監第 号

高齢者支援課

太高第 号

選挙管理委員会

太選第 号

保育児童課

太保第 号

農業委員会

太農委第 号

元気づくり課

太元第 号

固定資産評価審査委員会

太固審第 号

子育て支援課

太子第 号



別表第3(第36条関係)

(昭63訓令13・全改、平5訓令1・平23訓令5・一部改正)

文書保存年限区分表

 

文書名等

永年保存

(1) 市議会に関する文書(議決書及び議事録等)

(2) 条例、規則及び規程

(3) 叙位、叙勲及びほう賞に関する重要な文書

(4) 市の廃置分台、境界変更及び字名改称並びに区域変更に関する文書

10年保存

(1) 市広報

(2) 身体、賞罰及び身分等の人事に関する書類並びに履歴書

(3) 退職年金及び遺族年金に関する文書

(4) 恩給に関する文書

(5) 不服の申立、審査の請求、訴訟、調定及び和解に関する重要な文書

(6) 財産及び地方債に関する文書

(7) 市税徴収に関する文書

(8) 文書保存台帳

(9) 歳入及び歳出決算書

(10) 学校設置及び廃止に関する文書

(11) 市道設定及び用地買収に関する文書

(12) 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書

(13) 認可及び許可又は契約に関する文書

(14) 台帳及び帳簿等で重要な文書

(15) 寄附及び受納に関する重要な文書

(16) 予算、決算及び出納に関する重要な文書

(17) 租税その他公課に関する文書

(18) 請願、陳情及び諮問に関する重要な文書

(19) 行政処分に関する文書で重要な文書

(20) 調査及び統計で重要な文書

(21) 工事関係書類で重要な文書

(22) その他10年保存を必要とする文書(国庫補助事業等)

5年保存

(1) 告示及び公告(法文形式でないもの)

(2) 会計関係の証拠書類

(3) 給与の支給に関する文書

(4) 物品の出納簿

(5) 調査及び統計に関する文書

(6) 工事に関する文書

(7) その他5年保存を必要とする文書(県費補助事業等)

3年保存

(1) 軽易な諸届及び往復文書等で3年又は2年以上の保存を必要とする文書

(2) 消耗品及び材料に関する受払簿

(3) 出勤簿及び旅行命令簿等職員の勤務の実態を証する文書

(4) 証明交付申請書等

(5) その他3年保存を必要とする文書(単独事業等)

1年保存

軽易な照会往復文書及び供覧文書その他事務事業の執行に付随する文書。ただし、法令等に定めがある保存年限については、それに従うものとする。

備考 保存年限の決め方

1 法令上の根拠(法的根拠)

2 歴史的価値の程度(記録)

3 実務への利用程度(利用度)

4 再度作ることができるかどうか、又はその費用(再生度)

5 書庫のスペース(保存スペース)

6 使用設備(機器)

様式第1号 削除

(平27訓令1)

(平25訓令10・全改)

画像

(平25訓令10・全改)

画像

(平25訓令10・全改、令5訓令5・一部改正)

画像

(平25訓令10・全改、令5訓令5・一部改正)

画像

(平25訓令10・全改、令5訓令5・一部改正)

画像

(平25訓令10・全改、令5訓令5・一部改正)

画像

(平25訓令10・全改、令5訓令5・一部改正)

画像

太宰府市文書管理規程

昭和60年4月1日 訓令第7号

(令和5年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第5節 文書・公印
沿革情報
昭和60年4月1日 訓令第7号
昭和61年3月25日 訓令第2号
昭和63年11月30日 訓令第13号
平成3年3月30日 訓令第14号
平成3年5月30日 訓令第15号
平成4年8月31日 訓令第4号
平成5年3月12日 訓令第1号
平成6年3月31日 訓令第6号
平成8年3月28日 訓令第1号
平成8年5月31日 訓令第15号
平成9年3月31日 訓令第1号
平成9年9月29日 訓令第10号
平成11年9月28日 訓令第8号
平成12年3月31日 訓令第1号
平成13年3月30日 訓令第1号
平成13年6月29日 訓令第11号
平成14年3月29日 訓令第1号
平成15年6月20日 訓令第2号
平成15年9月26日 訓令第5号
平成16年3月31日 訓令第6号
平成17年7月29日 訓令第6号
平成18年3月29日 訓令第4号
平成18年9月27日 訓令第11号
平成19年3月27日 訓令第1号
平成19年6月1日 訓令第3号
平成19年9月27日 訓令第7号
平成19年12月20日 訓令第9号
平成21年3月23日 訓令第3号
平成22年3月24日 訓令第1号
平成23年3月23日 訓令第5号
平成23年5月13日 訓令第8号
平成24年3月22日 訓令第1号
平成25年3月28日 訓令第4号
平成25年12月25日 訓令第10号
平成26年3月31日 訓令第7号
平成27年3月31日 訓令第1号
平成29年3月31日 訓令第4号
令和2年3月31日 訓令第8号
令和3年3月26日 訓令第1号
令和5年3月30日 訓令第5号