○太宰府市電子計算機処理におけるデータ保護管理規程
昭和56年11月5日
訓令第7号
(目的)
第1条 この訓令は、太宰府市電子計算機処理を外部に委託する場合において、データ保護の的確な管理を図るため措置すべき事項の大綱を定めることを目的とする。
(対象とするデータ)
第2条 この訓令で対象とするデータは、電子計算機処理に係る入出力帳票又はパンチカード・紙テープ・マークカード・磁気テープ・磁気ディスク・磁気トラム、その他の媒体に記録されているデータで、その的確な管理を図る必要のあるものとし、市長がその範囲を指示するものとする。
2 前項の場合において市長は、少なくとも次に掲げるデータを指定するものとする。
(1) 法令の規定により、守秘を要することとされているデータ
(2) 個人・法人等に関するデータのうち、外部に知られることを適当としないもの
(3) 漏えいした場合、行政の信頼性を著しく阻害し、かつ、その円滑な執行を妨げるおそれのあるデータ
(4) 滅失し、又はき損した場合、その復元が著しく困難となり行政の円滑な執行を妨げるおそれのあるデータ
(平19訓令1・一部改正)
(管理組織)
第3条 市長は、電子計算機処理に係るデータ保護に関し、総合的管理等を取り扱わせるため、次の組織を置く。
(1) データ保護管理者
市長は、電子計算機処理に係るデータ保護に関する総合的管理を取り扱わせるため、副市長をデータ保護管理者(以下「保護管理者」という。)とする。
(2) データ取扱責任者
保護管理者の事務の一部を取り扱わせるため、電子計算機処理に係る業務の担当課長をデータ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)とする。
(3) データ取扱員
ア 取扱責任者は、その所管する課の職員のうちからデータ取扱員(以下「取扱員」という。)を指名する。
イ 取扱員は、取扱責任者の命を受け、電子計算機処理に係るデータの取扱いに従事するものとする。
(平19訓令1・平19訓令7・一部改正)
(連絡組織)
第4条 市長は保護管理者を長とし、取扱責任者及びその他の関係課長を構成員とするデータ管理のための連絡組織(以下「連絡組織」という。)を設置するものとする。
2 連絡組織は、電子計算機処理に係るデータ保護の的確な管理を図るため、取扱手続等に関する審議等必要な連絡調整を行うものとする。
3 連絡組織の庶務は、総務部文書情報課において取り扱う。
(平9訓令1・平12訓令1・平13訓令11・平19訓令7・平21訓令3・平24訓令1・平26訓令7・一部改正)
(委託業務及び委託契約に係る管理体制)
第5条 電子計算機処理を外部に委託又は変更をしようとする場合は、あらかじめ連絡組織に協議するものとする。
2 前項の協議においては、次に掲げる事項について検討するものとする。
(1) 委託業務の内容
(2) 委託先に関する経営状況、技術水準等の状況
(3) 委託先におけるデータ保護に関する検討事項(別紙)に掲げる程度の委託先におけるデータ保護管理に関する規程及び体制の整備状況
(4) 委託契約書に明記すべき事項
ア データの機密保持に関する条項
イ 再委託の禁止又は制限に関する条項
ウ 指示目的外の使用及び第三者への提供の禁止に関する条項
エ データの複写及び複製の禁止に関する条項
オ 事故発生時における報告義務に関する条項
(5) 必要に応じ委託契約書に明記し、又は覚書を取り交わす等措置すべき事項
ア データの授受及び搬送に関する事項
イ 委託先におけるデータ保管及び廃棄に関する事項
ウ 作業場所、作業範囲、作業内容及び作業責任区分に関する事項
エ 作業内容等の変更に関する事項
オ ソフトウェアにおけるデータ保護技術に関する事項
カ 検査の実施に関する事項
(データの管理体制)
第6条 委託業務に係るデータの管理については、次の各号に掲げる事項について的確を期するものとする。
(1) 保護管理者は、連絡組織の審議を経て電子計算機処理に係る入出力帳票及び磁気テープ等の媒体の授受、搬送、保管及び廃棄に関する手続及び方法を定めるものとする。
(2) 保護管理者は、連絡組織の審議を経てシステム設計者、プログラム、プログラム説明書、コードブック等のドキュメントで外部に知られることを適当としないものの保管、管理に関する手続き及び方法を定めるものとする。
(3) 取扱責任者は、電子計算機処理に係る入力帳票の設計及びデータせん孔の委託に際しては、必要に応じてその内容のコード化等により第三者が記載内容を認識することができないよう配慮するものとする。
(4) 取扱責任者は、データのせん孔を委託する場合には、データの種類、数量及び受払者等を記載する管理台帳を作成し、委託先における滅失、き損、混入等の有無について検収を行う等、その的確な管理を図るものとする。
(5) 取扱責任者は、電子計算機処理に直接必要なデータのみを委託先に引き渡すよう配慮するものとする。
(6) 取扱責任者は、プログラム等の作成を委託する場合は、使用するファイルの種類及び機能入出力帳票の種類及び様式等を仕様書において明確に指示し、必要に応じて作成されたプログラム等の内容を確認するものとする。
(保管データの使用管理)
第7条 取扱責任者は、その所管する課及び委託先において保管する電子計算機処理に係るデータ(以下「保管データ」という。)の使用目的、使用者等使用の範囲について、あらかじめ、又はそのつど保護管理者の確認を受けるものとし、当該使用の範囲は、ドキュメント又は文書等に表示するものとする。
2 取扱責任者は、必要に応じ保管データの使用者とあらかじめ当該データの内容、使用目的、使用方法、管理方法等について覚書を取り交わす等、その的確な使用管理を図るものとする。
(平19訓令7・一部改正)
(検査)
第8条 保護管理者は、電子計算機処理に係るデータ保護の的確な管理を図るため、委託業務を担当する原課及び委託先におけるデータ管理の状況等に関する検査要領を定め、定期的に、又は随時、検査を行うものとする。
(平19訓令7・一部改正)
(委任)
第9条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成9年訓令第1号)抄
この訓令は、平成9年4月1日から施行する。
附則(平成12年訓令第1号)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成13年訓令第11号)
この訓令は、平成13年7月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第1号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第7号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成21年訓令第3号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成24年訓令第1号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成26年訓令第7号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
別紙
委託先におけるデータ保護に関する検討事項
1 管理責任体制の状況
(1) データ保護、機密保護等に関する規程の整備等の対策が講じられているか。
(2) プログラム管理責任者、機械操作責任者、記録媒体管理責任者等各部門における責任体制が確保されているか。
2 ファイル管理の状況
(1) プログラム、磁気テープ及び入出力帳票等のファイルについて、台帳又は管理簿等の記載による的確な管理がなされているか。
(2) プログラム、磁気テープ等の使用及び提供に関する制限、禁止等の措置が講じられているか。
(3) 重要ファイルの二重化等事故に備えて、安全対策が講じられているか。
(4) データファイルとアドレスファイルは、分離保管されているか。
3 施設管理の状況
(1) データ保管庫の設置及び施錠並びに重要データを保管する耐火性金庫の設置等安全対策が講じられているか。
(2) 機械室及びデータ保管室等の入退室規制の措置が講じられているか。
4 運営管理の状況
(1) 業務処理計画の策定等計画的な運営がなされているか。
(2) 作業指示書及び作業結果報告書等により、処理内容の確認及びチェック等の措置が講じられているか。
(3) 事故又は不測の事態の発生に対し、対策が講じられているか。
(4) 部内の監査及び検査等が実施されているか。
5 データ伝送における対策
(1) 使用端末機及び端末機使用者の識別に関するコード設定等の対策が講じられているか。
(2) 記録領域の設定がなされているか。また、その誤用の可能性に備えて対策が講じられているか。